La brique documentaire dans les environnements numériques de travail

Mardi 8 novembre avait lieu à Grenoble une journée sur l’intégration de la brique documentaire dans les environnements numériques de travail (ENT).

Les ENT relèvent d’un projet d’établissement, soit de l’Université dans son ensemble, et consistent en la mise en place d’un certain nombre de ressources et de services numériques pour les usagers qu’ils soient étudiants, enseignants-chercheurs personnels ou visiteurs. Il s’agit alors de la mise en place de briques métiers (pédagogie, recherche, documentation, administration), de services comme un bureau virtuel de travail ou un système de mail voire de forum, de techniques telles un annuaire électronique, d’un système d’identification unique… Il faut alors que chacun ait l’impression d’avoir son propre espace.

Voici en substance ce que racontait Marie-Thérèse Rebat au nom du Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, ce jour, en introduction à la journée d’étude « Construire une brique documentaire dans un ENT » organisé par Grenoble Universités.

Mme Rebat affirmait que de cet ENT devait découler le Système d’Information Global (SIG) permettant lui l’accès à l’information multimédia depuis n'importe quel poste informatique. Il s’agissait alors de la mise en acte politique forte d’une organisation structurelle et d’une architecture fonctionnelle et dotée, a-t-elle insisté, d’une structure de pilotage identifiée composée de chacun des acteurs et validant les orientations, déterminant les objectifs, fixant cadres et normes…

Une brique essentielle de ce SIG est sa déclinaison documentaire : le Système d’Information Documentaire (SID) dont les points de rencontre portaient sur la gestion électronique des documents (système de GED, mise en place d’un workflow, métamoteur), la mise en place d’outils de tableaux de bord aujourd’hui indispensables pour évaluer les services ou encore celle d’une politique de publication. Le SID ainsi peut proposer à ses usagers en plus de ses fonds propres des ressources documentaires pédagogiques (supports de cours..), liées à la Recherche (thèses, revues électroniques, actes de colloques…) ou administratives et institutionnelles. Il propose également des services (messagerie, DSI, aide en ligne..) des espaces de stockages et des fonctions d’édition (GED et Content Management System de constitution dynamique des pages web).

Le MENESR (Ministère de l'Education Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche) apparaît alors comme un soutien qui peut aider les initiatives locales par le biais des contrats quadriennaux ou d’appels à projet ou en permettant le développement d’outils nationaux tels que le Portail Sudoc, la base de revues de Sciences Humaines Persée, le projet STAR pour les thèses électroniques ou les campus numériques.

Le SID devait donc permettre en tant que brique du SIG la valorisation de la Recherche dans un souci d’amélioration de la qualité de service. De leur côtés les professionnels de la Documentation doivent quant à eux se réinvestir dans la normalisation et l’étude des standards dont les questions devenaient de plus en plus prépondérantes et incontournables. Aux acteurs alors de se mobiliser, quitte à sortir de son établissement et participer à des réunions nationales et internationales.

A Valencienne, un groupe travaillait sur la mise en place d’un tel SIG comprenant des briques GED, SID, Web, LDAP, Harpège, Recherche, Nabuco. La GED y apparaît comme un « référentiel de documents » où l’usager n’aurait à faire qu’un seul dépôt de son document et ensuite en décider l’étendu du partage.

Les réactions du public furent diverses, les unes se demandant ce qu'il en était des projets du CNRS (CCSD, TEL, HAL…) auxquelles il fut répondu qu’il n’y avait pas de réelle opposition envers ces projets mais plutôt une complémentarité, que chaque université décidait de ce qu’elle voulait faire et qu’il fallait favoriser les partenariats dans un souci de l’usager final mais que de toute façon, il ne s’agissait pas tout à fait de la même problématique, les Universités se trouvant en position de producteur d’information alors que les outils des EPST servaient plus à la diffusion d’information.

Sont soulevées également dans le cadre du dépôt et de la gestion des documents des questions juridiques et de licence, la licence « creative commons » n’étant pas reconnue par le droit français. Il est reconnu que le travail reste à faire dans ce domaine en sus des initiatives et réflexions isolées qui émergent.

La journée s'est poursuivie avec une intervention de Muriel Foulonneau qui soulignait, à partir de son expérience aux Etats-Unis, la volonté de mettre en place diverses « cyberinfrastructures » collaboratives, expérimentales, durables, interopérables et destinées à soutenir la Recherche dans lesquelles les bibliothèques jouent un rôle important ne serait-ce qu’au niveau des droits ou de l’indexation et du signalement des données brutes.

Le rôle des bibliothèques numériques est de fédérer et intégrer des sources d’informations hétérogènes (commerciales ou non, multisupport, ressource numérique brute ou enrichie…) via différents mode d’accès (cf NISO meta search initiative qui étudie la recherche fédérative au sein des bases éditeurs). Elles proposent des contenus comme des revues en ligne, des bases de données, l’accès à des corpus documentaires mais aussi pour les chercheurs l’accès aux préprints, aux archives institutionnelles et à des ressources numériques enrichies (par encodage du texte, la contextualisation des données, l’établissement de liens entre documents, de collections numériques…). Ces bibliothèques numériques interagissent avec les plateformes pédagogiques, les archives institutionnelles.

L'après-midi était consacrée aux métadonnées avec des interventions de Muriel Foulonneau encore, Francis André, Directeur de l’Information Scientifique auprès de l’INIST et Jacques Ducloy, représentant l’INIST-CNRS et du groupe de travail ARTIST (Appropriation pour la recherche par les technologies de l’information). J'essaierais d'y revenir si on me le demande ^__^.

[EDIT : le programme et les interventions de la journée sont accessibles sur le site de Grenoble Université